Werkwijze

Beschrijving werkwijze Dorpsraad

Beschrijving werkwijze Dorpsraad Grubbenvorst 2011

In 2010 heeft de DR een aantal werkwijze afspraken gemaakt.
Doel van de voorgestelde werkwijze is de efficientie en effectiviteit van de manier van werken te verbeteren. Tevens is het belangrijk dat alle verkregen informatie en verwerking daarvan in de toekomst goed nazoekbaar is.
Belangrijk element in de nieuwe werkwijze is de rol van de portefeuilles (of commissies). Er zijn 4 portefeuilles geformeerd, namelijk: Welzijn, Ruimte, Tuinbouw en Communicatie. Er is tevens een tijdelijke commissie Prioriteitsgelden ingesteld, die nog eens de werkwijze en criteria omtrent het aanvragen en toekennen van prioriteitsgelden doorneemt en verbetert. Daarna zal dit als onderwerp in de portefeuille Welzijn worden opgenomen en zal het Dagelijk Bestuur (de penningmeester) er op toezien dat er volgens afspraak gewerkt wordt.

Iedere protefeuille heeft een contactpersoon (trekker). Van deze contactpersoon worden de volgende zaken verwacht. Hij/zij:

  • roept regelmatig (afhankelijke van de urgentie van onderwerpen, maar tenminste 1 keer per half jaar) de portefeuilleleden bij elkaar om elkaar in te lichten over lopende activiteiten (onderwerpen) en nader af te stemmen,
  • maakt beschrijving van portefeuille, die eventueel halfjaarlijks wordt aangepast (zie formulier in bijlage) ,
  • zorgt voor afstemming voor het bijwonen van bijeenkomsten (gemeentelijke commissie, klankbordgroepen, speciale bijeenkomsten, formele gesprekken en dergelijke),
  • houdt bij wanneer er bijeenkomsten komen en zijn geweest en wie er naar toe gaan of zijn geweest,
  • vraagt een van de vertegenwordigers die op deze bijeenkomsten is geweest om een beknopt verslag van punten die voor de betreffende portefeuile van belang zijn,
  • zorgt ervoor dat alle leden van een portefeuille (plus de DR secretaris) via email dezelfde informatie krijgen,
  • zorgt voor maandelijkse rapportage vóór de voorbereidingsbijeenkomst voor de formele (openbare) DR bijeenkomst,
  • behandelt vragen aan de DR mbt zijn/haar portefeuille, hierbij dient hij/zij de leden van de portefeuille te betrekken (zie formulier in bijlage),
  • zorgt voor zaken, die men onderling afspreekt.

De leden van de portefeuille verdiepen zich in een aantal onderwerpen binnen een portefeuille. Zij zorgen ervoor dat ze de nodige (formele en informele) informatie krijgen om bij te dragen tot de adviezen, die de DR wil uitbrengen. Zij komen de gemaakte afspraken na. Dat betekent bezoeken van toegezegde bijeenkomsten en maken van toegezegde verslagen.
In principe brengt de DR adviezen uit. De portefeuilles bereiden deze voor. De formele discussie vindt in de openbare DR vergadering plaats. Indien een DR lid in een formele bijeenkomst (b.v. klankbordgroep of gemeentelijke commissie) om een mening wordt gevraagd dient hij/zij ervoor te zorgen dat dit pas later door de DR gegeven of bekrachtigd (ontkracht) wordt. Alle adviezen van de
DR dienen gedocumenteerd en gearchiveerd te worden.

In de bijlage staat een overzicht van de leden van de DR en hun taken of aandachtsdachtpunten.

In de voorvergadering stelt men elkaar op de hoogte van elkaars standpunten. Indien deze
verschillend zijn moet dat kenbaar gemaakt worden, zodat hier bij de voorbereiding van de formele
openbare vergadering rekening mee kan worden gehouden. Daar kunnen de arumenten voor een
standpunt door interactie met de publieke tribune een andere lading krijgen. Op die manier moet de DR kunnen adviseren namens het dorp Grubbenvorst.

Door het instellen van de portefeuilles, hetgeen overeen komt met de vroegere commissies, moet het duidelijk zijn waar de email discussies plaats moeten vinden. Alle DR leden worden op de hoogte gesteld van het portefeuillewerk via de Omschrijving, Maandelijkse rapportage (plus verwijzingen) en mondelinge toelichting en discussies op informele en formele DR bijeenkomsten.
De portefeuille Omschrijving geeft aan wat er bij de verschillende onderwerpen speelt en kan via de website publiek gemaakt worden.
Het voorstel is om de DB vergadering 2 weken voor openbare vergadering met de contactpersonen van de portefeuilles, die een speciaal punt op de agenda willen zetten, te houden. Verder zijn alle andere DR leden welkom op deze voorbereidende DB vergadering.
In deze DB vergadering wordt de openbare vergadering voorbereid. De agenda wordt opgesteld. De rapportage van de portefeuile wordt doorgenomen. Er wordt nagegaan welke adviezen gegeven of voorbereid moeten worden. Hierbij wordt nagegaan in hoeverre er verschillen en standpunten binnen de portefeuilles en of DR liggen. Desgewenst wordt gevraagd verschillende standpunten op papier te zetten, zodat deze in de formele vergadering behandeld kunnen worden. De schriftelijke informatie kan dan samen met de agenda gepubliceerd worden. Een uur voor de openbare vergadering is er een informele voorvergadering. Hieruit kunnen mogelijk nog punten voor de Mededelingen of Extra agendapunten naar voren komen.

In het komende voorjaar kunnen we bovenstaande werkwijze evalueren en waar nodig bijstellen.
Hopelijk leidt dit voorstel tot een beter stroomlijning van de email communicatie en bevordering van de inwerking van nieuwe leden. De verwachting is dat de nieuwe manier van werken zorgt voor een betere vastlegging van het werk van de DR voor de toekomst. Een punt van aandacht zal de openbaarheid van het werken van de DR zijn. Hier ligt een taak voor de voorzitter maar ook de secretaris.
Met name de beschrijving van de voortgang van een project is voor de DR van belang. Binnen een portefeuille dienen nieuwe projecten, die impact op Grubbenvorst hebben, tijdig onderkend te worden.

Met de Gemeente zal de DR goede afspraken moeten maken over mogelijke adviesmomenten.
De portefeuille Communicatie zal in combinatie met het PIT advies moeten komen tot een Communicatie- en Archiveringsbouwwerk dat aansluit bij de doelstelling en werkwijze van de DR.

De algemene visieontwikkelingen (DOV, DOP) en politieke contacten (plus andere DR’s) zijn in principe bij de gehele DR belegd en hierover zullen dus gezamenlijke afspraken gemaakt moeten worden. Het DB kan als portefeuillehouder van deze onderwerpen gezien worden. Het DB is verder verantwoordelijk voor statuten, huishoudelijke afspraken en dergelijke.

© 2010 Dorpsraad Grubbenvorst Website by Martijn Geurts